De rol van de bedrijfsjurist in Software Asset Management

Afgelopen week kreeg ik een email met een uiterst vriendelijke uitnodiging om gebruik te maken van de Progress SAM dienstverlening. In de begeleidende brief werd uitgelegd dat het een groot voordeel voor de organisatie zou zijn om hieraan mee te doen. Het zou zeer kostenbesparend zijn. Aan het eind van de brief werd gesteld, dat ik alle informatie over de Progress omgeving – overzichten van de architectuur, servernamen, Progress produkten die daarop zijn geïnstalleerd – wel voor 10 maart a.s. moest toesturen. Bij het lezen van mails en brieven als deze, twijfel ik als software asset manager bij deze organisatie altijd aan de vriendelijk lijkende bedoelingen van de fabrikant. Ik heb de mail en de brief dus ook maar laten lezen door onze bedrijfsjurist. Na mijn uitleg was hij het eens met mijn gedachte, dat dit allemaal niet zo vriendelijk bedoeld was.

In de beantwoording van een dergelijke email met de bijgesloten brief, heeft de bedrijfsjurist – naast de software asset manager – een grote rol.

Algemeen beschouwd, is de rol van de bedrijfsjurist in de organisatie het behartigen van de bedrijfsbelangen op juridische aspecten.  Het gaat om het mitigeren van de risico’s die het bedrijf bij het aangaan van (koop-) contracten, zoals licentieovereenkomsten, loopt.

Bij een licentie of koopcontract komt het er in het kort op neer dat de jurist de contracten beoordeelt op leveringscondities en licentieovereenkomsten op  gebruiksvoorwaarden van de te kopen software. Dit impliceert:

  • het voorstellen van betere contractvoorwaarden en onderhandelen daarover samen met inkoop, en
  • het opstellen van standaardcontracten voor het bedrijf.

In zijn algemeenheid heeft de bedrijfsjurist geen kennis over de licentiemodellen en de toepassing daarvan. Inzicht hebben – en houden (!) – in de licentiemodellen, die de fabrikant toepast op de aangeboden software en de technische aspecten van de software, is geen dagelijkse praktijk voor de jurist. De implicaties van een licentiemodel zal de gemiddelde bedrijfsjurist niet (geheel) kunnen overzien. Een combinatie van kennis en ervaring als jurist met de techniek en software asset management is natuurlijk de meest optimale situatie.

Zoals gezegd is het van groot belang om de rol van de bedrijfsjurist standaard in de SAM-processen in te bedden. Immers als dit niet gebeurt, dan wordt vaak het betrekken van de jurist bij de genoemde zaken vergeten en worden vervolgens grote fouten gemaakt bij het aangaan van (software-)contracten.  Dit leidt dan uiteindelijk tot financiële consequenties voor de organisatie. De rol van de bedrijfsjurist is – naast de rol van inkoop en de software asset manager – van vitaal belang.

 

Maarten Karnekamp

CEO In2SAM

Leave A Reply