Audit support

icons-4

Een van de meest ontregelende berichten voor een organisatie of bedrijf is de aankondiging van een software audit. Alhoewel het voor vele bedrijven al een maandelijks ritueel begint te worden om een dergelijke brief te ontvangen.

Het is in ieder geval zeldzaam dat de tijd tussen aankondiging en het daadwerkelijke begin van de audit minder dan een dag is. Over het algemeen heb je wel de tijd om je voor te bereiden op wat staat te gebeuren. Natuurlijk streeft u er altijd naar om uw software legaal te gebruiken, maar dat ondefinieerbare ongemakkelijke gevoel dat het niet zou kunnen kloppen wordt niet opgelost tot het moment dat u de uitkomst van de audit onder ogen krijgt. En het vervelende gevoel is niet eens vreemd. Het is namelijk onmogelijk om alle regels en uitzonderingen te kennen, laat staan juist toe te passen in uw situatie.

Het volledig voorkomen van een audit is vaak niet mogelijk, en waarom zou je dat eigenlijk ook willen doen. Er is namelijk een clausule in het software contract dat u met de software fabrikant hebt getekend die er in voorziet dat deze mag auditeren. En als u geen contract heeft getekend dan is het altijd wel één van de voorwaarden geweest in de end user license agreement (EULA) waarmee u akkoord ging toen u op [I Accept] drukte tijdens de installatie van de software. Tenzij u dit dus specifiek anders heeft geregeld staat de software fabrikant dus in zijn recht. In feite controleert hij of er aan de copyright voorwaarden is voldaan en meer specifiek aan de toegevoegde voorwaarden die hij heeft gesteld met het licentiemodel.

U kunt dit recht bijna niet aanvechten! Maar u heeft wel de mogelijkheden dat de manier waarop de audit wordt uitgevoerd zodanig is dat hij binnen uw protocollen en voorwaarden valt. Omdat de audit wordt uitgevoerd op uw terrein bepaalt u de regels en kunt u de lokale wetgeving en regulering naar goeddunken gebruiken, daar dit over het algemeen niet beschreven staat in de audit clausule van de software fabrikant.

Bent u er zich van bewust dat een audit problemen kan veroorzaken op gebieden als; privacy, data protection – wetgeving, commercieel en security ; binnen uw organisatie. En nog maar te zwijgen over de inzet die wordt verwacht van uw personeel tijdens de audit.

In2SAM’s experts hebben al vele bedrijven succesvol geholpen, voor, tijdens en na een audit. Daarbij hebben we altijd naast de klant gewerkt en er toch voor gezorgd dat alles legaal en uiteindelijk met beider goedkeuring verloopt (als de software fabrikant doorheeft dat ook zijn belangen op gebied van legaliteit worden behartigd wordt het meestal vriendelijker). En natuurlijk wilt u voorafgaand aan de audit al een risico analyse hebben. Die krijgt u dan ook.

Onze uitgebreide kennis van de licentiemodellen en de uitzonderingen zullen u helpen een beter beeld te krijgen van uw rechtmatigheid(compliance)positie. Indien er afwijkingen worden geconstateerd bent u in de positie om die te repareren tegen de beste voorwaarden; voor tijdens en aan het einde van de audit. Proberen te voorkomen dat er aan het einde van de audit ineens prijslijsten opdoemen die gelden voor illegaal gebruik(incompliance) en vele malen hoger zijn dan de huidige voor u geldende prijzen in een normale situatie. U verzekert u ervan dat uw gehele organisatie legaal en veilig gebruik maakt van software en licenties met daar boven op de bonus dat de relatie met uw software leverancier harmonieus blijft (wordt).

Iedere audit is een kostbare handeling. Niet alleen voor de fabrikant, maar zeker ook voor u! recent onderzoek heeft aangetoond dat gedurende een audit gemiddeld 3-10 medewerkers (afhankelijk van uw organisatiegrootte) op zijn minst 2 uur per dag spenderen aan het vergaren en leveren van informatie. En als u dan weet dat de audits van 8 weken tot 18 maanden kunnen duren berekent u nu vast snel uw interne kosten.

Wat houdt onze Audit support in:

  • Definiëren en vastleggen van een samenwerkingsprotocol voor alle betrokken partijen
  • Controle op: Privacy en security gevoelige zaken.
  • Data protection regulation
  • Commerciële gevoelige zaken
  • Risico analyse
  • Advies op houding, onderhandelingen, vermijden onnodige risico’s, wetgeving

 

Voordelen:

  • Minimale druk op eigen werknemers
  • Een gestructureerd audit proces
  • Verhoogde affiniteit met software en licenties
  • Reductie van het financiële risico tegen het einde van de audit
  • Mogelijke cancellation van de audit