Wat is licentie beheer

Licentie beheer (management) is het geheel van processen, kennis, techniek en data benodigd om adequaat de software en bijbehorende rechten te beheren in een organisatie.

Licentie beheer is een cruciaal onderdeel om het grotere (meta) proces IT & software asset management (SAM) effectief te kunnen uitvoeren. Gedurende dit  meta proces wordt de volledige levenscyclus van een software asset beheer (gemanaged).Dit meta proces overspant ook procurement en disposal.

Licentie beheer heeft een aantal basis onderdelen die noodzakelijk zijn. In alle eenvoud is het de verzoening van de informatie met betrekking tot gebruik (installaties) van software met de informatie over de verworven rechten(entitlement) op het gebruik van software.Om die verzoening te kunnen realiseren moet aan een aantal voorwaarden worden voldaan:

Data voor licentie beheer

De beide gegevensbronnen (installaties en entitlement) dienen volledig en betrouwbaar te zijn en zo te blijven door ze in een goed proces te plaatsen. Natuurlijk is het afhankelijk van de grootte en complexiteit van een organisatie afhankelijk hoe dit dient te worden georganiseerd en vastgelegd.

Proces licentiebeheer

Het licentiebeheer proces dient op zijn minst in- en uitgangen te hebben met het wijzigings- (change) proces, het configuratie beheer (CMDB), het procurement proces (o.a.: inkoop-, contract-, vendor -management) om door deze processen vroeg van goede informatie voorzien te worden of deze processen van extra informatie te voorzien om beter te performen.

Mensen in licentie beheer

De grootste gemene deler in het licentie beheer is de grote hoeveelheid aan regels, rekenmethoden en wetgeving en uitzonderingen op allen. Daarbovenop komt het feit dat al deze zaken ook nog eens continu aan verandering blootstaan. Die verandering wordt aan de ene kant gestuurd door de commerciële drang van de software leveranciers, maar ook door de steeds sneller voortschrijdende technologie. Deze gemene deler zorgt er dus voor dat het voor veel bedrijven onhaalbaar of onwenselijk is deze kennis intern op orde te krijgen en te houden. Het outsourcen of out-tasken van licentiebeheer naar een expert omgeving is dan ook een logische keuze. Deze gemene deler is dus de derde factor voor dit geheel: kennis, oftewel mensen (people).

Technologie voor licentie beheer

Er zijn intussen al een flink aantal applicaties op de markt die een groot gedeelte van licentie beheer kunnen automatiseren. Deze applicaties kunnen rekenmodellen omzetten in uiteindelijke compliance posities( de eerder beschreven verzoening). Daarbij dienen de diverse informatiebronnen, al dan niet geautomatiseerd, worden toegevoegd. Het aangename van deze applicaties is dat veel repetitief werk wordt ontnomen aan de licentiebeheerder. Maar ook het verrijken van de informatie met organisatie-, financiële-, contract- en inkoopgegevens is hier een welkome aanvulling op de rapportages.

Naast deze applicaties zijn er ook nog systemen die zorg kunnen dragen voor een elektronische, geautomatiseerde, inventarisatie van zowel de hardware als software gegevens binnen de ICT infrastructuur van een organisatie. Door de grote hoeveelheid aan verschillende platformen en informatie behoeften per software fabrikant is het zaak om hier de juiste voor de organisatie te kiezen. Helaas is er tot op heden nog geen enkele alles dekkende discovery tool voorhanden. Een keuze maken uit de meer dan 900 beschikbare oplossingen is dus cruciaal.

Het moge duidelijk zijn dat een belangrijke informatiebron dus de configuratie management database (CMDB) is. Deze zit tegenwoordig opgenomen in veel verschillende IT service management applicaties.

Organisatie van licentie beheer

Het licentiebeheer dient op een plaats in de organisatie te worden gepositioneerd die het mogelijk maakt om organisatie-breed de taken goed uit te kunnen voeren. Vaak worden ze toegevoegd of krijgt men een gedelegeerde verantwoordelijkheid vanuit de inkoopverantwoordelijke, de financieel verantwoordelijke of de IT verantwoordelijke van een bedrijf.

Licentie beheer is dus een cruciaal onderdeel van de ICT bedrijfsvoering (al dan niet daar belegd) en kan zorgen dat onverstandige, dure, aankopen worden voorkomen. Ook is het de eerste verdedigingslinie op het moment dat een software fabrikant een audit aankondigt. Met een sluitende administratie kan een langdurig en kostbaar audit proces worden voorkomen. Het is een specialistisch proces dat binnen geen enkele organisatie meer kan ontbreken. Al was het alleen om het feit dat de huidige software uitgaven al zo’n 30 tot 50% van het totale ICT budget uitmaken.

Het is ook begrijpelijk dat veel organisaties niet voldoende kennis en techniek in huis kunnen halen om dit zelfstandig uit te voeren. Het out-tasken of outsourcen van dit geheel naar een onafhankelijk specialistisch bedrijf is dan ook een juiste keuze.

In2SAM kan hier een rol in spelen van keuze welke tactiek te volgen tot het volledig outsourcen van Licentie beheer of SAM is bij ons mogelijk. Daarnaast zijn de experts van In2SAM op alle gebieden van Licentiebeheer uitstekend in staat u te ondersteunen. Ook op gebied van keuze voor de juiste ondersteunende technologie kunnen wij u adviseren en eventueel leveren.